Trascrizione
Benvenuti a tutti, iniziamo una lezione sugli OKR e su questo framework di gestione per obiettivi così tanto famoso all’estero che sta arrivando sempre di più essere utilizzato anche in Italia e proviamo a parlare di OKR riguardante le strategie di digital marketing e di content marketing e di come utilizzare questo framework di gestione per riuscire a ottimizzare continuamente le nostre strategie, ottimizzare nel senso di riuscire a capire come ottenere sempre più risultati dalle iniziative di content e digital marketing che mettiamo in campo ogni giorno nel nostro lavoro quotidiano. Innanzitutto mi presento, io sono William Zisa, ho fondato Risk Hub nel 2018 che è una startup italiana che si inserisce nel contesto dei cosiddetti OKR tool cioè dei software che servono per gestire gli OKR, quindi gestire gli obiettivi all’interno delle aziende e superare quello che è il grande problema dei singoli team o di quando più team lavorano uno fianco all’altro e quindi creano delle vere e proprie aziende, delle organizzazioni, di riuscire a strutturare in maniera ordinata i propri obiettivi e le proprie azioni, misurare i propri obiettivi, ogni volta, ogni periodo riuscire ad aggiornare i propri obiettivi perché è una cosa che ovviamente ci diamo e poi nel tempo dobbiamo andare a rivedere, dobbiamo sapere e conoscere come poterli andare a rivedere e infine quando si tratta di più team riuscire ad allineare questi obiettivi tra diverse parti dell’organizzazione perché come vedremo poi gli obiettivi sono effettivamente quello che unisce diverse persone, unisce anche diversi team all’interno di un’azienda e quindi questa metodologia ci consente di fare quello. Ovviamente per applicare questa metodologia si utilizzano anche dei software, questi formano il mercato dei software OKR, è un mercato in piena espansione e RiskHub è stato il primo OKR tool italiano. Io sono sempre stato appassionato di management quindi di business ed economia e insieme di informatica, ho vissuto in Italia, ho vissuto in Australia dove li ho conosciuti, ho imparato nel tempo la differenza tra essere ottimista e essere positivo e scoprirete nel corso della lezione il perché è così importante e perché se vogliamo raggiungere gli obiettivi che abbiamo in testa nel nostro futuro è molto utile essere ottimisti, pensare che ce la possiamo fare a raggiungerli ma evitare di essere positivi e sapere che ci sono degli ostacoli che dovremmo affrontare per riuscire a raggiungerli, tutto sta nel capire come affrontarli e nel superarli. Che cosa sono gli OKR? Gli OKR sono come dicevamo all’inizio un sistema per obiettivi cioè sono un framework, una cornice che ci consente di pensare in modo strutturato ai nostri obiettivi nel futuro cioè a quello che vogliamo raggiungere nel futuro. Abbiamo tutti degli obiettivi in testa sia per quanto riguarda il nostro livello personale sia per quanto riguarda la nostra professione ogni volta in cui ci prendiamo qualche minuto chiudiamo gli occhi e pensiamo a che cosa vogliamo raggiungere, cosa vogliamo essere, da qui a 1, 2, 3 anni ci stiamo ponendo degli obiettivi. Gli obiettivi da sempre all’interno delle aziende sono stati utilizzati per tantissimi scopi positivi perché effettivamente hanno dentro di loro tantissimi aspetti che rendono la vita delle persone migliori e la vita delle aziende più di successo. Ci sono vari aspetti degli obiettivi come quello ovviamente di fornire grande motivazione cioè una volta che io mi pongo un obiettivo, un obiettivo ambizioso, pongo una bandierina nel futuro dove voglio arrivare, lì già soltanto il fatto di darmi un obiettivo nel futuro, chiarirlo e cominciare ad agire per quello, la visione di quello che posso diventare, di quello che possiamo raggiungere nel futuro, ci dà una carica di motivazione, quindi già nel momento in cui ci diamo un obiettivo. D’altra parte quando siamo in più persone a dover raggiungere un obiettivo o quando sono da solo e me lo pongo, gli obiettivi hanno il bellissimo aspetto positivo di darci la direzione, cioè di farci capire dove vogliamo arrivare e dove dobbiamo andare, è come se tante volte quando navighiamo nel quotidiano siamo in un tunnel buio, non sappiamo dove andare, nel momento in cui ci poniamo un obiettivo è come se cominciassimo a vedere quella luce in fondo al tunnel che ci dà poi la direzione verso cui camminare, ma gli obiettivi hanno un aspetto che è quello che secondo me è il più importante, quello che mi piace di più, è il motivo per cui sono così tanto innamorato di questo framework OKR, ed è il fatto che gli obiettivi sono il vero strumento di unione delle persone, cioè ogni volta in cui io nella mia vita e anche voi vi siete ritrovati a sentirvi parte di un gruppo insieme ad altre persone, che sia all’interno dell’azienda di cui fate parte, che sia all’interno di una squadra sportiva, che sia all’interno di una classe o semplicemente anche in famiglia, ogni volta in cui delle persone si mettono insieme e fanno qualcosa è perché tra di loro c’è sempre un obiettivo. Noi oggi stiamo facendo questa lezione e voi state ascoltando perché c’è un obiettivo in comune tra di noi, gli obiettivi creano connessione tra le persone e creano senso di squadra e questo aspetto sociale degli obiettivi è un aspetto che nel mondo oggi anno diventa sempre più importante proprio perché abbiamo tutti bisogno di connessioni con gli altri e di creare senso di squadra e di gruppo. Un’azienda non è altro che un insieme di relazioni, un team non è altro che un insieme di relazioni tra persone e non ci sarebbero queste relazioni senza gli obiettivi. Il problema è che le aziende nel tempo hanno utilizzato gli obiettivi come tutte le cose possono essere utilizzati in modo più efficace o meno efficace e a volte cercando di ottenere motivazione, direzione dalle persone in realtà si è finito per utilizzare questo stesso strumento degli obiettivi in modo sbagliato finendo nel tempo creare stress alle persone o cercando di mettere in competizione le persone per un obiettivo. C’era un concetto nel tempo di competizione positiva all’interno delle aziende, c’è un discorso di ok se io raggiungo il mio obiettivo tu non puoi raggiungere il tuo, si sono create tante aspettative sulle persone cercando di dare meriti e colpe sulla base del raggiungimento effettivo degli obiettivi che ha portato all’interno delle aziende, delle organizzazioni, degli aspetti negativi ad emergere. Uno stress, una sensazione di non essere diciamo sufficienti, di non riuscire a fare la differenza nel proprio lavoro perché gli obiettivi non arrivavano e sempre di più un discorso di controllo. La concezione di obiettivi che c’era nel passato all’interno di un’azienda era il fatto che dalla punta della piramide aziendale piano piano si assegnassero obiettivi ai cosiddetti sottoposti, quindi alle persone che erano al di sotto di quella loro concezione passata di immagine aziendale di organizzazione che calava qualcosa verso l’alto. Ora i tempi sono cambiati e nel mondo in realtà i tempi sono cambiati da più di 20 anni, il primo che si è accorto di come un sistema che facesse venire fuori questi aspetti negativi degli obiettivi come i sistemi passati, i famosi MBO, accadeva fu Intel, l’amministratore di Intel negli anni 90 che pensa e cerca di derivare dal sistema degli obiettivi utilizzati al tempo un sistema migliore, un framework migliore, qualcosa che prendesse la parte positiva degli obiettivi e riuscisse a non attaccarci i livelli di stress, competizione, controllo che invece vedeva sempre di più derivare in azienda e da quell’ottimizzazione di un sistema per obiettivi nasce il framework OKR, quindi è diciamo il passo successivo rispetto a un sistema piramidale di assegnazione degli obiettivi. Da quel momento in poi gli OKR cominciano ad essere utilizzati negli Stati Uniti e poi divennero famosi perché nel 99, cioè a un anno dalla nascita, Google comincia ad utilizzare gli OKR e da lì poi il resto è storia. Da quel momento in poi tantissime aziende a partire da quelle più digitali e più innovative fino ad arrivare anche ad aziende produttive, manifatturiere, cominciano ad utilizzare gli OKR che sono attualmente utilizzati in tutte le più grandi e innovative aziende al mondo, non ce n’è una che utilizzi un sistema diverso ormai e stanno anche arrivando in Italia e sono sempre più utilizzate. Allora che cosa consiste questo miglioramento da un sistema di obiettivi ad assegnazione che dalla punta della piramide scendeva in basso verso i vari livelli agli OKR? Per imparare la teoria degli OKR ci vuole poco, nel senso che gli OKR sono molto semplici da comprendere, hanno un aspetto culturale molto importante, quindi noi non possiamo capire e comprendere la teoria degli OKR senza capire il perché è così importante e queste immagini ve lo fanno capire. Gli OKR sono un sistema per obiettivi, si servono a migliorare le performance del nostro lavoro ma soprattutto servono a rispettare le persone, cioè sono un sistema per obiettivi che non fa mai scegliere l’azienda, l’organizzazione o il singolo team tra le performance e le persone, sono un sistema per obiettivi culturalmente incentrato sul benessere delle persone e sul rispetto, con una grande consapevolezza, quella del fatto che il futuro non lo possiamo controllare. Il futuro non lo possiamo mai controllare al 100%, possiamo influenzarlo ma non possiamo mai controllarlo, quindi quello che accade e le performance che generiamo derivano certo in parte da noi ma non del tutto, derivano da tantissimi altri fattori interni ed esterni alle organizzazioni che ovviamente influenzano ognuno nella sua parte il raggiungimento di determinati performance e quindi di determinati numeri. Per questo motivo è ingiusto che le singole persone vengano valutate sulla base delle performance che producono, dei numeri che portano in azienda, perché quei numeri non ci diranno mai al 100% il valore delle persone. Potremmo avere a che fare con delle persone molto brave, con delle skill eccellenti che per una serie di altri fattori in un determinato periodo vedono raggiungere dal proprio team delle performance mediocre, così come potremmo avere a che fare con delle persone che non sono brave, che non hanno grande skill ma per estrema fortuna, per un periodo particolare, per un portafoglio clienti molto buono, assegnato magari casualmente, che hanno delle performance elevate e sopra la media. Questo vuol dire che le performance spesso e volentieri non sono perfettamente paragonabili, utilizzabili per valutare le persone. Le performance sono una cosa, sono influenzate dalle persone, ma come altri fattori. Questo porta a creare la cosiddetta prima legge degli OKR e ci renderemo conto che per imparare la teoria degli OKR basta trovare, basta conoscere le cosiddette due leggi, cioè i due fattori di teoria che bisogna conoscere per poter applicare gli OKR. La prima è questa ed è molto importante, gli obiettivi visti come OKR e gli obiettivi in generale non dovrebbero mai servire per valutare le persone. Le persone valgono molto di più dei singoli numeri che portano in azienda e gli obiettivi hanno il compito di stimolarci, di darci la direzione, di farci sentire una squadra. Se vogliamo sfruttare e fare in modo che compaiano sempre questi aspetti positivi, cioè ci aiutino a stimolarci, darci la direzione, farci migliorare nel tempo, che come vedremo è lo scopo unico del sistema OKR, dobbiamo prima di tutto rispettare la prima legge, cioè evitare di confondere e separare bene i due concetti di obiettivi e valutazione delle persone. Sono due ambiti che non si devono toccare quando parliamo di OKR. Quando parliamo di OKR, gli OKR servono a valutare le nostre performance e spingere, aiutarci a migliorare le performance aziendali, ma non mai a valutare le persone. Vuol dire che gli OKR e gli obiettivi sono un concetto di team, di gruppo, perché gli obiettivi creano gruppo, non servono mai a valutare i singoli. La seconda legge è ancora più particolare ed è una legge che deriva dal buonsenso e dal rispetto che un sistema OKR ha nei confronti delle singole persone che lo applicano. La seconda legge ci dice che quando fissiamo un obiettivo dobbiamo puntare alla luna, nel senso di essere molto ambiziosi. Vuol dire che se noi pensiamo di poter raggiungere facilmente o probabilmente 100 nel mese successivo, quando fissiamo il nostro obiettivo dovremmo sempre puntare a 130. Perché accade questo e perché questo diventa addirittura una legge negli OKR, per due motivi. Il primo motivo è che se vogliamo migliorare le nostre performance dovremmo essere sempre in grado di puntare un pochino di più rispetto a quello che pensiamo di poter raggiungere, perché così riusciremo a spingere il pedale al massimo, a schiacciare al massimo il pedale fino all’ultimo giorno possibile e probabilmente invece di 100 ci ritroveremo a 105. Ma l’aspetto più importante arriva dopo ed è il secondo motivo per cui è importante puntare alla luna, essere ambiziosi, cioè quando noi avremo raggiunto 105 ma dandoci un obiettivo molto ambizioso, molto alto di 130 che non andremo a raggiungere, quindi è un OKR quando è 130, il nostro cervello farà un ragionamento molto basilare ma fondamentale, cioè comincerà a chiedersi perché abbiamo raggiunto 105 e non abbiamo raggiunto 130, cioè cosa avremmo dovuto fare per riuscire a raggiungere quei 25 in più. Il nostro cervello, in altre parole, continua con gli OKR ogni volta in cui misuriamo degli obiettivi a ragionare per termini di miglioramento continuo. Gli OKR facendoci puntare alla luna non ci daranno mai quella sensazione di, bene, abbiamo raggiunto il nostro obiettivo, continuiamo così. Gli OKR sono un sistema focalizzante di obiettivi, sono un sistema che spinge le persone a dare il massimo, li stimola e spinge le performance al massimo. Per farlo abbiamo bisogno di persone che non siano mai sazie, che abbiano voglia di migliorare di continuo. Quando spiego la seconda legge degli OKR, il fattore dell’essere ambiziosi del puntare alla luna, del darsi degli obiettivi sfidanti, è sempre un qualcosa che ci fa sognare, ma poi tante persone cominciano ad entrare nella realtà, soprattutto se hanno utilizzato degli obiettivi nel passato, e dicono, beh, ma se io non raggiungo mai il mio obiettivo, allora dopo un po’ non sarò più stimolato, non avrò più una spinta a continuare a darmi obiettivi ambiziosi, perché sarò un pochino deluso dal fatto di non raggiungere gli obiettivi. Ed è proprio questo aspetto che, quando si parla di OKR, bisogna cancellare dalla propria testa, cioè riuscire a fare un passo indietro e a capire il perché ci diamo degli obiettivi. Noi ci diamo degli obiettivi per fare in modo di essere certi di migliorare nel tempo, cioè il mano a mano che avanziamo di essere sempre un pochino più avanti rispetto a come eravamo prima, cioè alla fine di quest’anno essere migliori rispetto all’anno scorso, e così via, cioè farne sempre dei passi in avanti. Nel momento in cui pensiamo che l’importante sia raggiungere un obiettivo che qualcuno ci ha dato o che noi stessi ci siamo dati, stiamo perdendo di vista questo fattore di miglioramento, cioè lo scopo del darsi obiettivi non è il raggiungere l’obiettivo, lo scopo del darsi degli obiettivi è fare in modo di essere sempre un pochino più avanti rispetto al passato, cioè del continuare a migliorare, del continuare a progredire nei nostri risultati. Ciò vuol dire che insieme a queste due leggi si affianca quello che noi chiamiamo peccato originale, e la mela non è nient’altro che la benedetta percentuale di raggiungimento dell’obiettivo. Un sistema KR, quando viene applicato, insegna alle persone a non valutare mai se una strategia sta funzionando oppure no, se le cose stanno andando bene oppure no, in base alla percentuale di raggiungimento dell’obiettivo, perché se cominciamo a fare e pensiamo a fare questo e pensiamo che le cose stanno andando bene se raggiungiamo il 90 o il 100 per cento del nostro obiettivo, addirittura se superiamo l’obiettivo, il nostro cervello, ed è qui che il sistema KR rispetta le persone, il cervello di persone intelligenti come siamo, se sappiamo che valuteremo la nostra strategia sulla base della percentuale di raggiungimento dell’obiettivo, nel momento in cui raggiungiamo o non raggiungiamo l’obiettivo e dobbiamo fissare l’obiettivo per il periodo successivo, ovviamente il nostro cervello tenderà a essere meno ambizioso, ad abbassare quel target di obiettivo che ci diamo per il periodo successivo, perché se io invece di puntare a 130, punto a 100 o punto a 90, è ovviamente matematicamente più semplice raggiungere l’obiettivo e io sarò portato e sarò incentivato ad abbassare il mio target, quindi a darmi obiettivi sempre meno ambiziosi se continuo a valutare me stesso, il mio team o la nostra strategia guardando la percentuale di raggiungimento dell’obiettivo. Gli obiettivi del passato non contano, l’obiettivo è un termine futuro, serve per il futuro, quando io devo calcolare se le cose stanno funzionando oppure no, se la mia strategia sta funzionando oppure no, devo guardare i risultati effettivi, non mettere a confronto i risultati di oggi con una mia aspettativa che avevo, un target che avevo per oggi, ma mettere a confronto i miei risultati di oggi con i miei effettivi risultati di ieri. Il peccato originale è guardare la percentuale di raggiungimento dell’obiettivo, quello che invece è il meccanismo che la nostra testa deve correttamente fare ogni volta in cui ragiono per obiettivi è quello di mettere a confronto i risultati di oggi con i risultati di ieri, vedere quanto sono migliorato e poi da lì capire se sono migliorato abbastanza oppure no, ma il confronto è tra risultati effettivi e risultati effettivi con lo scopo degli OKR che è quello, e del darmi degli obiettivi, che è quello di fare in modo che questo scarto tra oggi e ieri sia ogni volta il maggiore possibile, cioè che io stia migliorando il più velocemente possibile. Questo è un atteggiamento corretto ogni volta che abbiamo a che fare con degli obiettivi e riusciamo a raggiungerlo, come detto, utilizzando gli OKR rispettando nella teoria queste due leggi, quindi non valutare mai le persone sulla base degli obiettivi, darsi sempre degli obiettivi ambiziosi e sfidanti, il mio consiglio è quello di prendere l’aspettativa che abbiamo e quindi il target che probabilmente andremo a raggiungere e aumentarlo di un 30% e terzo punto non mangiare mai la mela e quindi non guardare mai la percentuale di raggiungimento dell’obiettivo ma guardare invece lo scarto rispetto al periodo precedente e quindi l’effettivo miglioramento effettivo, l’effettivo miglioramento che siamo riusciti a portare a casa grazie alla nostra strategia.
