Trascrizione
Oggi appunto parliamo di digital project management, come gestire un progetto di web marketing, che è questa tipicità. Ecco questa è un’immagine che non so se a qualcuno di voi dice qualcosa, però diciamo che se siete qui forse siamo un po’ alla resa dei conti. Non vi è mai capitato che nei vostri progetti siano stati consegnati in ritardo? Che il cliente non capisca quello che state facendo? Che i collaboratori che appunto operano con voi siano un po’ demotivati? Che ogni giorno si perde un sacco di tempo con mille mail inutili che non si capisce e poi non si trovano? Che arrivano costantemente richieste di modifiche? Che i budget non siano mai chiari e neanche i tempi per fare le cose? Che le priorità, ecco le priorità, uno pensa che la priorità sia una, un altro collaboratore pensa sia un’altra, il cliente un’altra ancora addirittura, il capo un’altra, insomma tutti questi aspetti. Oppure scoprire tardi quali sono i problemi del progetto, si scoprono troppo tardi e di conseguenza spesso, magari soprattutto se si è freelance, che la vita privata è annientata perché si lavora anche la sera e non si riesce a gestire il proprio tempo. Ecco io mi chiedo se qualcuno di voi è già capitato, diciamo che penso che se siamo qui nel nostro settore questo capiti purtroppo molto spesso ed è una cosa di cui non vergognarsi perché proprio è tipica. Qual è la soluzione? Spesso si dice ecco dobbiamo gestire meglio il progetto, benissimo, gestione, ecco si entra nel termine gestione e già le persone cominciano a prendere paura perché proprio per i motivi che abbiamo appena detto siamo sempre troppo occupati, quindi non abbiamo tempo per fare le riunioni, non abbiamo tempo per fermarci un attimo, capire quali sono le falle eccetera eccetera, quindi ecco l’immagine che è un po’ notturna giusta è questa che si ha troppo tempo per fare ma poi magari fermandosi un po’ si rallenta per poi prendere tutta un’altra velocità. Quindi a chi è rivolto questa lezione, questo corso, diciamo questa condivisione di questo argomento, è rivolta non ai project manager o meglio sì sicuramente ai PM però non solo, nel senso che il taglio non è il classico corso di project management perché uno non è l’obiettivo di questo corso, due perché appunto le esigenze di gestione sono in realtà utili a moltissimi, quindi è proprio una cosa più di taglio concreto, quindi ci stiamo rivolgendo a chi coordina risorse in generale, che sia all’interno di un’agenzia di comunicazione come siamo noi, ma anche all’interno di aziende quindi di uffici marketing perché poi alcune esigenze sono simili a tutti i freelance che come dire comunque pur lavorando da soli hanno a che fare con altre risorse perché ci si confronta, si lavora con altri professionisti e quindi di fatto il coordinamento è importante, il proprio lavoro dipende dal lavoro di qualcun altro e viceversa, oppure anche ad esempio banalmente nell’agenzia tutti i social media manager che devono sviluppare per anni editoriali in realtà sono tante le figure che servono per fare questa attività e non solo le figure, tante attività conseguenziali da mettere in ordine, quindi in realtà sì ecco sicuramente in primis a chi ha comunque il compito di coordinare delle risorse, poche o tante, ma anche a se stessi per gestire meglio il proprio lavoro perché poi quando si ha a che fare con gli altri mi sembra impossibile che nessuno di noi debba comunicare, a meno che non abbia un’azienda, siamo noi stessi un’azienda e siamo completamente autonomi a fare tutto, penso che comunque una comunicazione con altri soggetti che sia un cliente, che sia il capo, che sia un collaboratore, che sia chiunque, un fornitore che magari fa una cosa che non facciamo ci sia e quindi è importantissimo come dire trattare anche questo tema che spesso viene visto appunto come una cosa molto importante e trascurata. L’approccio che adotto io, che adottiamo noi in Studio Samo, ma è quello che crediamo l’unica via percorribile, non il nostro, ma l’approccio è un approccio di sincretismo, il sincretismo era quella, a me piace, sono un po’ amante della storia, in epoca ellenistica quando i greci uniscono le religioni proprie con quelle, non solo tutte le attività culturali eccetera, con quelle del persiane, quindi questo unire cose, perché? Perché ci sono nel project management moltissimi puristi, ce ne sono moltissimi e quindi cosa succede? Che si adottano, si utilizzano questi metodi e poi non funzionano già, è difficile il cambiamento di base, in più quando è una struttura rigida non funziona, ecco l’approccio nostro è quello proprio di dire non essere dei puristi, prendiamo un po’ tutto e cerchiamo di adattarlo in base alle esigenze, questo è quello che vi spiegheremo oggi e anche per il fatto che, ad esempio, io stesso non vengo, il percorso, spesso i PM sono i classici ingegneri gestionali che quindi imparano una solidissima base di management e dopo magari si trovano per la situazione della vita a lavorare in un’agenzia di web marketing e non capiscono niente, fanno fatica a capire gli effettivi bisogni, mentre nel nostro caso io vengo da un percorso di formazione da marketer, quindi dal marketing e con il tempo sono passato a coordinamento del project management, quindi sono, come dire, meno teorico ma più concreto, più capisco le esigenze tipiche e le follie del nostro settore. Oggi di cosa parleremo in sintesi? Parleremo di progetto perché altrimenti non sappiamo, c’è che la base di tutto cos’è un progetto, cos’è il project management, poi passeremo all’agile project management, giustificando il motivo per cui parleremo di agile, le applicazioni nel web marketing, come lo facciamo noi, il nostro modello e poi se avremo tempo, spero di sì, un bonus che sono cinque errori da evitare, che aiutano a lavorare meglio, una pillolina, quindi direi di iniziare subito a parlare di progetto. Cos’è un progetto? Utilizziamo la definizione dell’Istituto Italiano di Project Management, la parte teorica può sembrare noiosa ma in realtà adesso, se avete voglia anche di approfondire, vedremo insieme che è importante aver consapevolezza di cosa si intende, cosa significano alcuni concetti base del nostro lavoro di fatto. Quindi un progetto, leggiamo insieme, è un’impresa complessa, unica e di durata determinata, vota al raggiungimento di un obiettivo prefissato mediante un processo continuo di pianificazione, esecuzione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi, tempi, qualità. Ecco, un bello spippolone che però magari evidenziamo alcuni concetti che sono quelli più importanti ma sono veramente importanti. Quindi un progetto è un’impresa complessa, quindi questo è un concetto interessante perché la complessità cosa significa? Che è l’unione di tante cose, cioè se un progetto non è complesso, cioè non provvede diverse cose, è un’attività unica, non è un progetto, è un’esecuzione, è una task, un progetto è un insieme di task, quindi è complesso, è unico, questo è un altro elemento molto importante perché non c’è un progetto uguale a un altro, anche se voi siete SEO, siete advertiser, siete un’agenzia come noi, ditemi se c’è un progetto identico a un altro, anche un progetto SEO banalmente, se si fa anche due aziende sindi, ci sono situazioni molto diverse perché ci sono tanti fattori, c’è l’algoritmo che cambia continuamente, c’è il cliente che è diverso, c’è il prodotto che è diverso, il mercato è diverso eccetera, sono un’enormità, quindi il progetto è per definizione unico e di durata determinata, ecco su questo nel nostro caso è un po’ da adattare perché spesso, ad esempio se il progetto è la classica consegna di un sito web è di una durata determinata, un inizio, una fine o piuttosto nella base del project management, la realizzazione di un automobile, è un inizio, una fine, si consegna ed è fatta. Nel nostro caso sono spesso progetti ongoing che continuano, quindi anche il concetto di durata determinata va un po’ rivisto ma poi vedremo come. Poi volta al raggiungimento di un obiettivo prefissato, eh beh sì perché senza obiettivi non può esserci un progetto, quindi già qui capiamo tanti elementi che torneranno dopo. Mediante un processo, il processo perché è la gestione del progetto, cioè il progetto è un processo, sono delle cose che accadono in sequenza che poi possono essere molto diversificate, un’altra cosa molto importante sono i vincoli, sono dei vincoli perché giochiamo in un campo come in un campo da calcio, non è che possiamo fare quello che vogliamo, abbiamo spesso dei vincoli, quali sono questi vincoli? Costi, tempi e qualità. Questo è proprio da, per chi gestisce i progetti principalmente, è da imparare, probabilmente già lo sapete perché questa è proprio la base, la bc del project management, è il triplo vincolo, quindi tempi, costi e scopo, scopo sarebbe quello che si fa nell’attività e al centro c’è la qualità, ecco questo è un po’ da tenere sempre a mente e se ci pensate, soprattutto chi ha il compito di gestire, queste sono le tre cose che si gestiscono tutti i giorni, tempo, costi e scopo e tipologia di attività. Bene, adesso che abbiamo capito un po’ meglio cos’è un progetto, andiamo a vedere cos’è il project management, quindi la gestione del progetto. Leggiamo di nuovo insieme, il project management è l’applicazione di conoscenze, capacità professionali e personali, metodi, tecniche e strumenti alle attività di gestione di un progetto, al fine di soddisfarne i requisiti. Questa è sempre la definizione classica dell’izpm, quali sono i punti che magari sottolineiamo insieme per capire meglio cos’è il project management, è applicazione di conoscenze, quindi proprio ci vuole una base anche di conoscenza, infatti siete qui anche per questo e qualcosa vedrete che per chi già non ha fatto un percorso di ipm, magari tanti sono anche bravissimi e quindi questo può essere visto un ripasso o meglio un confronto, perché appunto non vuole essere didattico, io non vengo dalla didattica come ha detto Jacopo, io lavoro sul campo quindi mi occupo proprio di parte molto operativa e esecutiva di progetti. Capacità professionali e personali, questo è molto importante perché oltre alle capacità professionali chi gestisce progetti deve avere anche delle capacità personali, i classici soft skills, no? Questi sono importantissimi perché la macchina, anche se gli ingranaggi sono fatti bene, sono messi bene nel modo giusto, devono essere liati molto bene. E poi metodi e tecniche, queste aiutano moltissimo, non sono a volte indispensabili, ma aiutano moltissimo se si fa gestione e riferite alla gestione di un progetto al fine di soddisfarne i requisiti, beh sì, perché poi comunque anche questa attività ha un obiettivo finale che è soddisfare i requisiti che ci siamo posti. Quindi in pratica, in estrema sintesi, cos’è il project management? È la gestione di costi, di tempi e dello scopo, che abbiamo visto prima dello scopo. Vogliamo essere ancora più sintetici? È la gestione di rischi. Quali rischi? Quelli slegati al time, costi e scopo, quindi di fatto questa è un po’ una definizione poco ufficiale che però mi permette, in un’ottica di semplificazione e di grande concretezza, la gestione di un progetto è la gestione di rischi del progetto. Bene, adesso è la parte interattiva, se qualcuno vuole rispondere nella chat poi Jacopo eventualmente interrompe Mi2. Volevo chiedervi, secondo voi, quali sono i principali fattori di fallimento di un progetto? Perché ognuno penso lavori con progetti o sta lavorando con progetti o ha lavorato su progetti. Io suppongo che se siete qui, bene o male, siete tutti o freelance o comunque lavorate in agenzie o cose del genere, ma smentitemi nelle domande se volete, insomma. Sentiamo la domanda di Diego. Sì, la ripeto Jacopo? Sì, è scritta e si legge bene. Esatto, quali sono i principali fattori di fallimento? Perché adesso non avete senza dubbio gestito progetti, perché anche se insomma per qualunque lavoro facciate, insomma se siete qui. Anche uno studente, una rese ad esempio, banalmente, oppure è il proprio progettino personale, uno ha un blog personale, oppure appunto magari fa un servizio con qualcun altro. Un progetto è anche un servizio che si fa all’interno di un progetto, perché per un freelancer fare, ad esempio, solo gestire l’account Google Ads per un altro progetto più ampio, per sé è comunque un progetto di gestire quell’account, quindi anche in questo caso è un progetto. Quali sono? Sono curioso anch’io, dai tempo ai nostri membri di rispondere. Secondo voi, è utile anche sentire altre opinioni, ragazzi, secondo voi quali sono i principali fattori di fallimento di un progetto? Perché si parla sempre di successi, questi marketer che pubblicano screenshot di guadagni, di salite in Google e cose del genere, però facendo niente si guadagna, certo, lavorando da casa, anzi da Dubai. Allora ragazzi qualcuno ha un’opinione in merito, suppongo l’abbiate un’opinione in merito, non siate timidi, fateci sapere secondo voi quali sono i principali fattori di fallimento di un progetto? Dai voglio almeno due risposte altrimenti non andiamo avanti, stiamo qui con la Brassa Concerte, io e Diego fino alle 18, dai fateci sapere. Non c’è una risposta unica, in senso che sono molti, però guardando tantissimi, adesso ovviamente una è l’esperienza personale, ma anche guardando gli studi, le statistiche, alla fine i principali sono sempre i soliti, sono sempre i soliti 4 o 5. Ci sono un sacco di risposte perché vedo che avevo ordinato le domande in maniera sbagliata, allora vediamo, allora c’è un sacco di risposte, cavolo, cavolo, cavolo, allora ok, allora intanto Emiliano dice, io mi definisco artigiano della comunicazione, siamo tutti Emiliano artigiani della comunicazione, perché la comunicazione non si può standardizzare o meglio chi la standardizza offre servizi veramente pietosi, quindi siamo tutti artigiani e Federico dice sono appena entrato, bene niente, allora partiamo con le risposte, Giovanni dice perdita di focus, Alessio dice mancato rispetto degli obiettivi, Giovanni di nuovo dice spreco di tempo e risorse visto la grande quantità di operazioni da fare, Carmen dice continui cambi di idea del cliente, Sonia dice l’audio salta, questa non è una risposta, va bene diamo un giro di vita alla connessione, io però non ho sentito l’audio saltare, sinceramente solo una una volta forse all’inizio, quindi penso che sia sia a posto, pianificazione sbagliata del budget dice Emiliano, Giovanni scarsa programmazione, hai visto quante risposte Diego, quanto sono attenti ai nostri clienti, scarsa programmazione, si lavora settimana per settimana anziché programmare l’intero progetto per il raggiungimento di micro obiettivi, Sonia dice lavorare senza obiettivi KPI, Carmen dice cliente che vuole essere coinvolto al 100% su aree che non sono di sua competenza, quindi c’è anche chi dà la colpa al cliente, vediamo se è giusto o sbagliato questo ce lo dirai tu Diego, Federico dice cattiva gestione del tempo, Giuseppe non analisi, Manuel mancanza di obiettivi chiari e ben definiti, Emiliano pianificazione sbagliata e budget, Carmen disallineamento tra i membri del team, Ernesto sono differenti e possono variare da progetto a progetto, due punti, requisiti non chiari e o carenza di analisi, mancato controllo, sono finite, abbiamo tantissime risposte, grazie ragazzi grazie della partecipazione
