1.1 – Perché usare un tool di work management

Trascrizione

Asana, il tool per gestire i tuoi progetti di digital marketing. Buongiorno e benvenuti a tutti in questo percorso alla conoscenza di Asana. Attenzione, quando abbiamo pensato a questo corso non vuole essere un tutorial di quelli che si trovano anche su YouTube, ad esempio, su come funziona il tool, o meglio, la scoperta delle funzionalità di Asana è il mezzo ma non il fine del nostro corso. Il fine del corso, l’obiettivo, è quello, attraverso la conoscenza delle funzionalità, quello di riflettere sui migliori modi di gestire i nostri progetti. Infatti è un corso un po’ unico, nel senso che è base e anche avanzato, ed è volutamente rivolto sia a chi non conosce Asana, sia a chi magari lo sta già un po’ utilizzando o anche a coloro che utilizzano altri strumenti di work management, ma penso anche a quelli un po’ più tradizionalisti, amanti della carta penna, ancora con l’agendina, che si fanno la loro to-do list appunto sull’agenda, quindi è un po’ per tutti, è un percorso di riflessione. Quindi, pensandolo, ci rivolgiamo principalmente a tutte quelle persone che hanno l’onere, ma anche l’onore, di gestire dei progetti, gestire dei team, gestire anche delle organizzazioni o la propria azienda, oppure perché no, anche chi vuole semplicemente ammigliorare il proprio lavoro. Quindi iniziamo. Io sono Diego Conte, alcuni mi conosceranno, molti altri no, comunque mi occupo di gestione di progetti e programmi all’interno di Studio Samo, adesso purtroppo sono già tanti anni che mi occupo di marketing e comunicazione, nonostante mi senta sempre un po’ un apprendista stregone, con voglia di imparare, ma in realtà me ne occupo da tanto tempo, ho lavorato tanto anche in azienda, sia profit sia non profit, con un percorso in cui ho toccato molti ambiti del mondo della comunicazione, del marketing, specialmente nel settore culturale degli eventi, online e offline, ho detto, finché ho deciso di passare al lato scuro della forza, ovvero al mondo dell’agenzia, perché mi piaceva proprio la parte di organizzazione dei team e dei progetti di marketing e comunicazione. A di là di queste certificazioni che ho preso, quello che interessa di più è quella scritta in rosa, in basso a sinistra, Asana Ambassador, perché grazie al fatto che aderisco al programma Asana Together, come diceva Jacopo, è quel programma di Asana che unisce un po’ tutti gli ambassadori, gli esperti, gli appassionati del Tool, per cosa? Per condividere un po’ la passione per il lavoro di team, per la produttività, ma ovviamente anche per il Tool, quindi grazie a questo siamo stati riconosciuti, quindi un evento riconosciuto e possiamo appunto affreggiarci anche di questa etichetta. Ma andiamo nella sostanza, questo è il percorso che faremo oggi, è bello intenso, sono dieci punti, essenzialmente li possiamo vedere in tre parti. La prima parte è quella un po’ più, diciamo, di conoscenza proprio del Tool, base, con qualche funzionalità un po’ più avanzata e vedrete che sono sicuro che guardando le funzionalità rifletteremo se stiamo già lavorando bene per conto nostro o con altri Tool. Una seconda parte molto breve di, diciamo, un po’ più di navigazione del Tool, quindi faremo proprio la piattaforma aperta, in dieci minuti faremo un progetto real-time per vedere se effettivamente è facile o difficile farlo. E la terza parte, di taglio più strategico, affronteremo alcuni temi di, diciamo, di maggiore interesse soprattutto per chi si occupa di gestione di progetti, di project manager, ma non solo, anche team leader, eccetera, quindi come la rapportistica e il template. Bene, perché usare un Tool di work management? Un mio caro collega, tempo fa, mi disse, lui è un, oltre ad essere un ottimo advertiser, è anche un appassionato di finanza, e mi disse, Diego, i soldi si possono sempre recuperare, il tempo no. E questa frase l’ho fatta un po’ mia, e ogni volta che penso, chiedo dell’attenzione alle persone, chiedo del loro tempo, dico, eh sì, devo dare in cambio qualcosa, quindi iniziamo pensando, ecco, prendiamoci questi dieci minuti, vi chiedo questi dieci minuti per capire se effettivamente questo argomento vi interessa, alla fine potrete valutare se continuare a seguire il corso oppure no, quindi perché si serve effettivamente un Tool di work management. Immaginiamo un film, un film, il film è la storia, la vita in ufficio, il lavoro insieme, la vita in ufficio. Io mi immagino due personaggi molto simpatici, e credo che molti di voi potranno anche un po’ in qualche modo immedesimarsi in questi personaggi, di questa situazione lavorativa. Il primo è questo, fantastico, io ogni volta che vedo queste immagini mi viene da ridere, il multitasker, quella persona che fa mille cose contemporaneamente, volente o non volente, a volte uno o è proprio predisposto e ama fare cose, tante cose assieme, oppure è semplicemente interrotto continuamente da chat, telefonate, mail e chi più ne ha più ne metta, no, quindi bellissimo questa immagine che ho preso dal web, che posso sparcare il tempo, essere improduttivo e procrastinare tutto allo stesso tempo, quindi un po’ il multitasker, questo mito del multitasking sono convinto che tocca a molti di noi, soprattutto io penso all’ambiente che conosco di più, il pc marketing, ecco, è una cosa tipica. Allo stesso tempo c’è un altro personaggio nella nostra storia, che si vede moltissimo da quando abbiamo cominciato a lavorare più che meno, anche da remoto, no? Dicevamo smart working, abbiamo un corso sullo smart working, se vi interessa, all’interno di Studio Scammo Pro, ma questo non è il tema di questa lezione, che è un po’ il lupo solitario, chi si sente effettivamente abbandonato da lavoro, magari anche in ufficio, ma soprattutto quando lavoriamo da remoto, mi stanno sentendo, sanno che sto lavorando, gli altri stanno lavorando, insomma c’è questa sensazione un po’ doppia, no? Quindi pensiamo ai nostri punti dolenti, del nostro lavoro anche individuale, nella nostra to do list. Quali sono le classiche domande che ci poniamo? Ad esempio, mi sono dimenticato qualcosa, penso che spesso a molti di noi abbiamo questo dubbio di avere tutto sotto controllo, oppure da dove comincio così tante cose da fare? O entro quando devo fare queste cose? Magari entro quando le voglio io, non è entro quando le vuole l’azienda? Ma dopo, questa cosa non mi è chiara, a chi devo chiedere? Questi sono dei classici punti dolenti, ma andiamo un passo oltre. Noi nei confronti degli altri, chiaramente chi lavora da solo, buon per lui, ma quasi nessuno lavora da solo, noi conosciamo tantissimi, fanno parte dei nostri membri dei freelancer, che comunque lavorano col cliente, con altri freelancer, comunque è un lavoro così complesso quello del marketing, ma non solo, che si lavora in team. La classica situazione, ma hanno visto la mia richiesta? Io avevo chiesto una cosa, dipendo da qualcun altro, oppure loro sono consapevoli, il mio collega qui ha chiesto sta cosa, è consapevole che io ho una certa urgenza? Oppure un altro compito, ma questo lo devo fare io, lo deve fare lui, o lo deve fare quest’altro? Siamo nella tabella di marcia, nella consegna del nostro progetto, a patto che ci sia una tabella di marcia, ad esempio pensiamo il lancio di una campagna del Black Friday, oppure il lancio di un nuovo sito, una nuova funzionalità. Ecco, se pensiamo, la gestione del lavoro è un po’ questa triangolazione di step, la prima si deve fare cosa? Si deve registrare un po’ le cose che vanno fatte, quindi capture, catturare il lavoro. C’è una seconda che è più di organizzazione, quindi una volta catturato si pianifica, si mettono le priorità su quello che va fatto, e alla fine si esegue, ma nel momento in cui si esegue, siccome la macchina non va da sola e va sempre un po’ guidata, bisogna anche tracciare, no? Quindi monitorare il progress del progetto e allo stesso tempo tutta la comunicazione che ne va di conseguenza. Quindi in questo corso cosa impareremo attraverso, chiaramente, Asana, che è il tool che ci aiuterà a fare questo, a catturare il lavoro attraverso i progetti e i task, a organizzare la nostra giornata lavorativa usando MyTask, e a tracciare tutto con Inbox. E io aggiungerei anche altre due cose, anche a comunicare efficacemente con i colleghi in tutta la fase del lavoro, perché sapete benissimo chi fa, soprattutto chi si occupa proprio di project management o gestione, comunque, di progetti, di programmi, di operation, sa che uno dei principali motivi di successo di progetti è proprio la comunicazione, che poi è assurdo per chi soprattutto si ritiene specialista di comunicazione essere deficitario in questo quando si lavora in casa. Quindi è normalissimo, ma è così. E poi un’altra cosa che impareremo è come organizzare meglio dei progetti, quindi un lavoro complesso che non coinvolge solamente me. E qualcuno potrebbe anche chiedere, ma perché ti piace così tanto Asana? Ed è una domanda molto lecita, perché sappiamo non esiste solo Asana, ci sono tanti altri, anche ottime tool, che fanno un lavoro simile. Io vi dico perché piace a me e perché l’abbiamo utilizzato anche in studio Samo e quindi siamo qui a imparare questa lezione, questo corso, perché è semplice ed estremamente semplice. Cioè più è semplice, più facile ad essere adottato, è immediatissimo, è flessibile, anche grazie a questa semplicità, perché veramente lo puoi adattare alle tue esigenze. E infine perché è potente, perché con pochissime funzionalità particolari si riescono a fare delle grandi cose. Quindi questo motivo per cui ci piace e ve lo raccontiamo. Oddio immagino già la scena di alcuni, ancora tool, pensiamo Homer, chi è appassionato di Simpson, ogni nascita di un suo figlio si strappava i cappelli dalla disperazione. Ma è comprensibile che diciate questo, perché guardiamo il grafico, dal 2000 ad oggi abbiamo le app, i tool sono aumentati in modo sproporzionato, abbiamo un sacco di messaggi, guardiamo come cresce la curva dei messaggi, nello stesso tempo la curva della produttività non è che cresce in modo proporzionale, perché abbiamo, perché siamo in periodi tantissimo, cioè spendiamo più tempo a coordinare il lavoro a volte che a fare il lavoro stesso. Appunto che, questo tra l’altro è uno studio di Asana, fatto attraverso una survey abbastanza anche ampia, circa il 60% del nostro tempo lo impieghiamo a coordinare il lavoro, che significa tutta la comunicazione interna, la raccolta delle informazioni e le indispensabili e mail, tante infinite. Ci resta cosa? Un 40% a fare il lavoro vero e proprio, si parla spesso infatti di work about work, quindi lavorare per lavorare, che sarebbe anche bello se solo non abbassasse la produttività, di conseguenza penalizza anche l’innovazione delle nostre aziende, perché se noi abbiamo meno tempo nel lavoro vero e proprio, abbiamo meno tempo per innovare, per fare cose nuove, senza pensare anche alla frustrazione, al burnout, quindi tutto alla disperazione del lavoro, che non ci rende assolutamente felici. Quindi facciamo ancora uno step in avanti, pensiamo dal punto di vista del progett leader, quindi chi non pensa solo al suo lavoro, ma coordina anche quello degli altri, o comunque ha a che fare, anche più o meno ufficialmente, e noi i titoli non ci interessano, quindi tra l’altro io da agilista proprio non li sopporto. Guardiamo quando dobbiamo comunque coordinare un po’ il lavoro che coinvolga altre persone. La domanda, un punto dolente, il lavoro è disseminato su diversi tool, alzi la mano, non vi posso vedere, ma sono convinto che moltissimi dicono sì, non so questa cosa, se è su Skype, su Meet, su Mess, poi adesso che abbiamo imparato a utilizzare ancora più tool, su Slack, su WhatsApp addirittura, o mio Dio, c’è anche questo, ecco. Poi i team lavorano in silos, questo è un classico, un altro problema della, di chi si occupa di coordinare un team, o comunque gestire dei progetti, e quindi c’è l’area dev che non comunica con l’area sé, o con gli advertiser, adesso parlo del nostro settore, ma sono sicuro che tocchi molti. Poi cosa succede? Facciamo degli errori evitabili, assolutamente sì, e non abbiamo nulla per registrare il progress dei progetti, quindi andiamo molto a sentimento, e quindi si dice spesso, dobbiamo gestire le task, o i task, i task diciamo. Bene, quindi se ci pensiamo bene, il lavoro infatti funziona in questo modo. Da una parte abbiamo tutta la creazione dei file e lo storing, l’archiviazione, no? Drive, Dropbox, eccetera, eccetera, se lavoriamo in cloud. Dall’altra abbiamo tutto il mondo della comunicazione, della messaggistica, la mail, Slack, Teams, sappiamo tutte queste cose qua, quindi in realtà, il problema è che manca una cosa in mezzo, chi ti dice chi sta facendo cosa e dentro quando? E questo è il grande punto, quindi il strumento di work management ti aiuta esattamente in una cosa che gli altri non ti fanno, e Asana è un strumento che fa esattamente questo, ti chiarifica e traccia chi sta facendo cosa e dentro quando. Se guardiamo un po’, vediamo l’organizzazione come una piramide, non mi piace il concetto di piramide, però è esemplificativo, cioè se pensiamo a cosa fa una, cosa è la gestione del lavoro, vediamo da una parte le unità di lavoro, quindi gli obiettivi, le idee, i task da fare, eccetera, dall’altra parte abbiamo tutta l’informazione che gira attorno a quel lavoro, quindi i commenti, le conversazioni, i file, eccetera, eccetera. Poi, chiaramente le persone che sono quello che fanno il lavoro, ma chi lo fa? I ruoli, i team, le divisioni, eccetera, e alla fine quello che si dovrebbe fare per effettivamente, come dire, avere la sua funzionalità è ottenere la cosiddetta singola fonte di verità, cioè io so che lì c’è tutto, infatti tutti questi elementi sono quelli che, se guardate nella piramide a sinistra, un po’ toccano tutti i livelli di un’organizzazione, quindi gli executives magari hanno a cuore la mission, il top management, gli obiettivi aziendali, scalandosi il lavoro sul portfoglio, sui progetti, sui processi e sui task veri e propri. Capite che però tutto questo deve essere coordinato, altrimenti c’è il classico scollamento tra sopra e sotto e viceversa. Infine, vi voglio dire anche, voi sicuramente, tutte le persone che stanno seguendo questo corso, staranno lavorando, staranno studiando, comunque hanno le loro cose da fare, avranno una loro prassi lavorativa. Ecco, questa prassi lavorativa Asana fa per me, ecco, questi sono alcuni delle tipologie di lavoro per cui Asana risponde, cioè è fatta apposta, quindi chi lavora in remote working è fatta apposta per chi lavora in remote working. Io ho bisogno di un team che collabora, certo, è stato sviluppato in ottica di queste esigenze, io ho bisogno di farmi una semplice to-do list, è fatto per la semplice to-do list. Ad esempio, io lavoro con il calendario, ho dei progetti in calendario, sì, avanti, chi più ne ha più ne metta, anche chi lavora su Excel, per non parlare di tutto il mondo dell’agile management, del Kanban, quindi più un approccio all-in, anche Prince2, quindi metodologie di project management più avanzate, la gestione dei programmi e l’aumento della produttività, quindi vedete che effettivamente è molto flessibile e con poca semplicità si riesce a lavorare anche in questi ambiti. Infine, se pensiamo bene, tutto quello, per quanto sia particolare il nostro lavoro, la tipologia di progetti solitamente sono tre, io l’ho un po’ risolto con questi, ci sono qui progetti che hanno un inizio e una fine, semplice, a volte si gestisce un waterfall, un po’ cascata, se si riesce, se il contesto è abbastanza stabile, quindi pensiamo a un evento, a un inizio che organizzi e il momento in cui va live, tipo questo corso. Pensiamo anche ai lanci delle campagne, se uno fa il lancio della campagna back to school, comincia in quel giorno lì. Allo stesso tempo ci sono dei progetti diversi, sui progetti ongoing, quelli continuativi. L’agile, ad esempio, che lavora sprint, funziona un po’ così, se si sviluppa un prodotto, non finisce mai, si fanno delle fasi, di stage, e si va avanti a sviluppare, quindi a sprint, oppure ai lavori continuativi come le richieste di modifiche eccetera, e alla fine ci sono anche dei progetti più isolati, pensiamo, anche l’organizzazione di una riunione semplicemente, un brainstorming. Quindi queste sono un po’ le tre macro categorie che si possono comunque creare con la sana. Sottotitoli creati dalla comunità Amara.org